INTRODUCCIÓN

La presente entrada corresponde a un proyecto académico originado en la Tecnología en gestión bibliotecaria que ofrece el Servicio Nacional de Aprendizaje en Bogotá, Colombia, en la jornada nocturna.  

Con el afán de conocer el universo de herramientas que proporcionan las nuevas tecnologías, el grupo de aprendices de sexto trimestre, conformado por Rosa María Rodríguez, Claudia Rocío Mendivelso, Diego Fernando Barragán y Sergio Alberto Garnica, pretende esbozar el panorama general del Sistema de Gestión de Bibliotecas (SIRSI/DYNIX) SYMPHONY.   

Para realizar la descripción de los múltiples procesos que encierra el Sistema Gestor de Bibliotecas (circulación, adquisiciones, catalogación, informes etc.) se ha tenido en cuenta, principalmente, la novena edición del trabajo de Joseph W. O’Sullivan y Carol Gargano titulado Sirsi/Dynix Symphony Training Manual publicada en 2015. Además del Manual SirsiDynix Symphony Training Guide Cataloging and Authority Control publicado en Febrero de 2012 y del Manual SirsiDynix Symphony Training Guide Acquisitions publicado en Septiembre de 2011. El grupo de aprendices se ha encargado de traducir y seleccionar la información  y las imágenes de mayor relevancia para la creación del siguiente tutorial.

CONFIGURACIÓN MÓDULO DE CIRCULACIÓN

La finalidad de este módulo es proporcionar información sobre la circulación de los datos dentro del sistema SirsiDynix Symphony

Varios elementos que se han configurado previamente (perfiles de usuario, tipos de material, reglas y periodo de préstamo…). Se configura  combinando todos estos elementos para que los usuarios tengan acceso a la circulación de los documentos.

Perfiles de usuarios: Todos los usuarios de la Biblioteca tienen un perfil que determina, tanto sus derechos como usuario de la misma como sus posibilidades de interactuar con el sistema: para realizar tareas de circulación, los privilegios van asociados al perfil.

Los más comunes son los siguientes:

Tipos de material:

Tiene implicaciones en el préstamo, puesto que cada perfil de usuario tiene sus propias condiciones de uso de los diversos materiales

Ejemplo: PERFIL ALUMNO, configuración La siguiente pantalla nos indica que un usuario con perfil ALUMNO tiene derecho a 3 préstamos y 2 reservas.

Barras de herramientas:

Para empezar daremos clic en la barra de módulos sobre la pestaña “circulación” y obtenemos esta pantalla.

A la izquierda del escritorio de WorkFlows, está situada la barra de herramientas que reúne los distintos asistentes agrupados por tareas. La flecha que se encuentra en la esquina superior derecha abre o cierra el grupo. Haremos doble clic en un asistente para abrirlo en el espacio de trabajo El centro de la pantalla es espacio de trabajo. En este espacio se muestra los asistentes abiertos. Se puede configurar el sistema de manera que las ventanas se abran una encima de otra; así, puede haber varios asistentes abiertos a la vez y se puede pasar de uno a otro sin restricciones.

La barra de herramientas del módulo de circulación está formada por los siguientes grupos de tareas:

Grupo de asistentes Espacio de trabajo Abre o cierra grupo de asistentes 7 Manual de circulación Symphony.

1. Tareas comunes: se detallan los pasos que hay que seguir para prestar, devolver, recibir o renovar materiales y aplicar pagar sanciones

2. Trabajo con los registros de usuario: se resumen los pasos que hay que seguir para visualizar, añadir un registro de usuario, modificar la información en un registro de usuario, copiar la información de usuario para crear un nuevo registro y renovar privilegio

3. Información y mantenimiento del Ítem: contiene asistentes que muestran información de ítem, como añadir ítem, marcar ítem como extraviado, etc.

4. Trabajar con reservas: creación, visualización, modificación y supresión de reservas. Reordenación de una fila de reservas así como la creación de recordatorios y reservas múltiples

5. Funciones especiales: se explica modificar fechas de vencimiento, suspender los privilegios de usuario, buzón de devoluciones, etc.

6. Ítems en tránsito: devolución de documentos en una biblioteca diferente a su orige.

INFORMES

El módulo de informes de SYMPHONY contiene cientos de informes extendidos sobre el completo funcionamiento del sistema integrado de la biblioteca. Este módulo refleja los informes más usados por la mayoría de nuestros centros tecnológicos así como un nuevo y fácil camino para acceder a él.

Configuración.

 Para acceder al módulo de informes, damos clic en el botón REPORTS

   

La primera vez que accedes al módulo de Informes, encontrarás las tablas de valores, a no ser que previamente las hayas desactivado. Las tablas de valores son los flujos de trabajo Java que equivalen a la página de configuración del cliente de WorkFlows (SIRSI SYMPHONY).

Para desactivar la apertura de la tabla de valores (pestaña Predeterminada), desmarca la casilla REVIEW SETTINGS EACH SESSION.

Para configurar Java WorkFlows para mostrar e imprimir los informes finalizados, asegúrate de que las rutas establecidas en la aplicación para ver los informes y la aplicación para imprimir informes apunten a su procesador de textos. Para facilitar su uso, en Windows se recomienda utilizar WordPad para este propósito. En este caso, la ruta sería

C: \ archivos de programa \ WindowsNT \ accessories \ wordpad.exe

Para configurar Java WorkFlows para mostrar e imprimir informes finalizados bajo un Mac OS, se recomienda utilizar Microsoft Word, de modo que la ruta sea

/Applications/Microsoft Office 2011/Microsoft Word.app

Asegúrese de que el .app está presente o no se activará Word cuando se selecciona un informe para ver o imprimir. También tenga en cuenta que Microsoft Office y posteriormente Word pueden aparecer "en gris" al intentar seleccionarlos, pero todavía se pueden seleccionar.

En ambos casos, use el gadget a la derecha para realizar los cambios necesarios, utilizando el cuadro desplegable para desplazarse por cada parte de la ruta hasta que aparezca como a continuación. Haga clic en el botón Aceptar para finalizar.

Hacer esto para ver e imprimir, pero para la ruta de impresión, tendrá que colocar el cursor del ratón en la ventana, mover al extremo derecho de la ruta (después de wordpad) y escriba [Espacio] / p. Esto permite que el comando imprima.

Lo último que puede ser necesario hacer es establecer la longitud de página (nunca el ancho). Consulte las secciones tituladas Avisos de impresión para obtener más información.

Iniciar Informes:

Comenzar con los informes en Symphony es principalmente una cuestión de decidir qué información está buscando, ya sea una lista, un recuento, una bibliografía o una estadística. Debido a que el personal de los medios de comunicación ya está más que suficientemente ocupado, la construcción de un informe desde la base puede ser desafiante, frustrante y poco gratificante.

Sin embargo, para simplificar aún más la vida, las plantillas prefabricadas de los informes utilizados con mayor frecuencia se han configurado para usted en la pestaña Plantillas de una cuenta especial que hemos creado para este propósito.

Para acceder a estos informes, debe iniciar sesión en una cuenta llamada REPORTS con un PIN de CIRC.

1. Anote el botón de la barra de herramientas Informes en la parte superior de la pantalla. Esta es la única opción.

2. Haga clic en el asistente Programar nuevos informes en el menú Tareas comunes de la izquierda. Haga clic en Aceptar para pasar de la pantalla Configuración.

3. Seleccione el título del informe que desea ejecutar y haga clic en el botón Copiar en la parte inferior de la pantalla.

4. Haga clic en Aceptar en la parte inferior de la pantalla cuando aparezca el informe.

5. Tenga en cuenta que ahora hay otra copia del informe, con la fecha de hoy

6. Haga clic en el botón Propiedad. Aparecerá una ventana emergente que le permitirá cambiar el propietario. Seleccione la cuenta circ de su escuela en el menú desplegable.

7. Haga clic en Aceptar y el informe se transferirá a las plantillas Informes de su cuenta circ. No ejecute el informe de la cuenta de REPORTS.

8. Salga de REPORTS e inicie sesión con su cuenta circ.

9. Haga clic en el botón Informes y luego en Programar nuevos informes. Haga clic en Aceptar para pasar de la pantalla Configuración.

10. En la pestaña Plantillas, verá el informe que acaba de copiar.

11. Haga clic en Configuración y programación y vaya a través de cada ficha, cambiando la información a la que se adapte a sus necesidades. Asegúrese de establecer el nombre del informe en algo que usted reconocerá, cambie el pie de página para reflejar su escuela, cambie cualquier entrada para la biblioteca a su escuela, y así sucesivamente.

12. Haga clic en Ejecutar ahora. Esto le permitirá usar el informe recién creado una vez y no guardarlo en su pestaña de plantilla.

Si desea conservar el informe para su uso futuro, resalte el informe recién creado. Haga clic en Modify (Modificar) y proceda a hacer todos los cambios como se ilustra arriba. Guarde y vuelva al informe. 

CATALOGACIÓN

“Para una catalogación exitosa es necesario un conocimiento profundo de la estructura de registros del catálogo Symphony de SirsiDynix. La discusión siguiente del registro del catálogo se centra en los elementos del registro de interés particular en el trabajo de los servicios técnicos.”

Pestaña bibliográfica:

En la siguiente imagen se encuentran señalados la barra de ayudas, los campos fijos y las entradas de identificación; necesarios para realizar la catalogación.

• Imagen de campos fijos: Se encuentran señalados los subcampos y los indicadores de las etiquetas fijas.

Ficha del control:

En la siguiente imagen se da cuenta de la Información básica del título conformada por: Clasificación Dewey, Clave del Catálogo, Formato de Registro y número de volúmenes. La Creación del título conformada por: Creado por, Datos catalogados y Fecha de creación. Y la Modificación del título conformada por: Modificado por, Fecha modificada, Modificado previamente por.

Información del material: Esta imagen da cuenta de la información del material bibliográfico en proceso de catalogación. En la zona izquierda de la imagen podemos visualizar el código de barras del libro. 

Tipo de búsqueda predeterminado:

Herramientas de catalogación adicionales:

Permite seleccionar los caracteres necesarios para una correcta catalogación:

• Debe seleccionarse Preferencia, luego Escritorio y Configuración de fuentes.

• Se abrirán las siguientes ventanas, en las cual debe seleccionar el tipo de letra con la que está trabajando, el tamaño y el estilo de la misma. 
  
  

• Una vez ubicado en la sección donde desea insertar el carácter diríjase a la cinta de opciones Herramientas seleccione la opción Tabla de símbolos donde se abrirá una pestaña como la siguiente donde debe seleccionar el carácter a usar.
  

• En la siguiente pestaña puede observar en el apellido del autor la utilización de las comillas “Kertész”.

ADQUISICIÓN

La guía de  Adquisición  está diseñada para proporcionar una comprensión de las capacidades de la sinfonía SirsiDynix. El módulo de adquisiciones con una visión general de cómo navegar El cliente WorkFlows. Los temas incluyen la creación de fondos, proveedores, pedidos y facturas, adquisición, creación de políticas relacionadas con la adquisición, y el MARC, procesador de pedidos.

Esta guía puede ser  utilizada como:

Ren de cada uno:

Visión general. Discute los diferentes registros involucrados en el El sistema SirsiDynix Symphony viene con un extenso conjunto de Archivos de ayuda. Cada barra de herramientas de su sistema SirsiDynix Symphony tiene una Icono (un libro púrpura con un signo de interrogación amarillo en él). Puedes entrar archivos de ayuda a través del icono de evisión, referencia o un documento de estudio independiente.

La guía tiene 8 secciones  a continuación se presenta un breve resumen de la barra de herramientas, desde la opción Ayuda del menú Bar o presionando la tecla F1 cuando esté dentro de SirsiDynix Symphony.

Asistente de configuración de sesión

El asistente Ajustes de sesión establece configuraciones de tipo de propiedad específicas para de asistentes durante la sesión de flujos de trabajo. Hay tres valores que desea establecer para empezar con las adquisiciones Proceso: biblioteca de mantenimiento, biblioteca de visualización y ciclo fiscal. Otro los valores pueden ajustarse opcionalmente en un punto posterior.

1. Navegue hasta la barra de herramientas, Adquisición.

2. En el grupo de asistentes Tareas comunes, haga clic en Configuración de sesión mago.

3. Si aparece la pestaña Comportamiento, realice los cambios necesarios. Por ejemplo, si no desea permitir que el personal de adquisiciones

Haga clic en la ficha Valores predeterminados.

5. Seleccione su biblioteca de mantenimiento desde la lista de biblioteca de mantenimiento abajo. La biblioteca de mantenimiento determina qué bibliotecas pueden Modificar ciertas informaciones de adquisiciones (Es decir, fondos, proveedores, órdenes de compra, facturas).

6. Seleccione su biblioteca de pantalla en la lista desplegable Visualizar biblioteca. La biblioteca de pantalla determina qué bibliotecas pueden Adquisiciones.

7. Introduzca el ciclo fiscal de la biblioteca. El ciclo fiscal es el de su biblioteca adición de un registro de proveedor el asistente Agregar proveedor le permite ingresar y rastrear la información de los que usted va a comprar los títulos de. No hay límite para el número de los proveedores que se pueden agregar al sistema. Si tiene múltiples clientes con un solo proveedor y se les asignan diferentes. Los números de cuenta de cada cuenta, es posible que desee crear un vendedor para representar cada cuenta.

En el campo Nuevo ID, escriba un nuevo ID de proveedor (hasta 20 caracteres). Esta es un campo obligatorio. los ID de proveedores no deben contener espacios

3. En el campo Nombre, ingrese el nombre del proveedor (hasta 70 caracteres).Este campo es opcional.
4. En el campo Número de cliente, ingrese el número de cuenta que Proveedor ha asignado su biblioteca o contrato de biblioteca (hasta 20 caracteres). Este campo es opcional y se puede buscar.
5. Introduzca la moneda del proveedor si es diferente de la de su biblioteca Moneda nativa
6. Seleccione las políticas de los desplegables Grupo para categorizar más vendedor. Estos grupos proporcionan información opcional Informar y actuar como demografía.

El asistente Modificar proveedor le permite cambiar o agregar información al registro del proveedor o registro del ciclo del proveedor. Sólo puede modificar un proveedor ciclo a la vez. Por lo tanto, si tiene varios ciclos fiscales Adjunto a un proveedor, debe buscar el proveedor en cada Ciclo que desea modificar.

1. En el grupo de asistentes Vendors, haga clic en el asistente Modify Vendor.

2. Utilizando la lista desplegable Índice, seleccione el índice que desea utilizar para búsque el proveedor, ingrese su información en el campo Buscar

Y haga clic en Buscar. (Puede dejar vacío el campo Buscar

Haga clic en Buscar para recuperar una lista de todos los proveedores para ese ciclo 

Si más de un registro coincide con su búsqueda, haga doble clic en el o resalteló y haga clic en Modificar este proveedor.

4. Realice los cambios necesarios en las pestañas disponibles y haga clic en Modificar este proveedor.

5. Una vez que se hayan realizado los cambios, seleccione una de las siguientes opciones:

Modificar otro proveedor para modificar un proveedor o proveedor diferente ciclo.

Vuelva a la lista para volver a la lista de vendedores.

Cerrar para salir del asistente.

Revisando todos los vendedores Asistente

El asistente Revisar todos los proveedores le permite revisar las cantidades, promedios y cantidades de órdenes asociadas con un proveedor específico dentro de un ciclo fiscal.

La información que revisa también se puede imprimir en un archivo

Estación de trabajo con ayudantes específicos disponibles en la revisión Todos los proveedores

1. En el grupo de asistentes Vendedores, haga clic en Revisar todos los proveedores

2. Utilizando la lista desplegable Índice, seleccione el índice que desea utilizar para

Busque el proveedor, ingrese su información en el campo Buscar y haga clic en Buscar. (Puede dejar vacío el campo Buscar Haga clic en Buscar para recuperar una lista de todos los proveedores para ese ciclo fiscal.



Tomado de: file:///C:/Users/APRENDIZ/Downloads/intranet2014manual_circulacion_symphony.pdf, 2017


Los contenidos, textos, imágenes, archivos enviados en este mensaje son responsabilidad exclusiva del remitente y no reflejan ni comprometen de ninguna manera a la institución. No se autoriza el uso de esta herramienta para el intercambio de correos masivos, cadenas o spam, ni de mensajes ofensivos, de carácter político, sexual o religioso, con fines de lucro, con propósitos delictivos o cualquier otro mensaje que se considere indebido o que vaya en contra de la Ley.